ناتمام ماندن کارها یک رفتار متداول است که بسیاری از ما انجام می‌دهیم. این عادت ممکن است در زمینه‌های مختلف زندگی خود، از جمله کار، تحصیل و حتی روابط شخصی، دیده شود. در این مقاله از وب‌سایت موسسه افراآموز به دلایل و راهکارهای به تعویق انداختن کارها اشاره می‌کنیم:
دلایل مختلفی وجود دارد که باعث می‌شود که ما کارها را به تعویق بیندازیم و در ادامه به برخی از این دلایل اشاره می کنیم:
عدم تعیین اولویت: بسیاری از مواقع، عدم تعیین اولویت مناسب برای کارها باعث می‌شود که آن‌ها را به تعویق بیندازیم. هنگامی که لیست زیادی از وظایف در اختیار داریم و نمی‌دانیم کدام را باید اول انجام دهیم، ممکن است در نتیجه ترس از شکست یا ناتوان شدن، همه را به تعویق بیندازیم. این عدم تعیین اولویت می‌تواند به دلیل عدم مهارت در مدیریت زمان، عدم اطلاعات کافی درباره وظایف یا حتی ترس از تصمیم‌گیری باشد.
تأثیرات روانشناختی: روانشناسان معتقدند که برخی از افراد به دلایل روانشناختی کارها را به تعویق می‌اندازند. برخی از این دلایل شامل ترس از شکست، نقص و ناتوان شدن، کمبود خودکنترل و عدم اعتماد به نفس است. به عنوان مثال، فردی که ترس از شکست دارد ممکن است کارهای خود را به تعویق بیندازد تا در صورت ناموفقیت، به خود آسیب کمتری وارد شود.
عوامل خارجی: عوامل خارجی نیز ممکن است باعث شود که کارها به تعویق بیفتند؛ برخی از این عوامل شامل ناتوانی در دسترسی به منابع لازم، نداشتن زمان کافی، تأخیر در دریافت اطلاعات مورد نیاز و حتی تأثیرات محیطی مانند شرایط آب و هوایی یا مشکلات فنی هستند. به عنوان مثال، اگر برای انجام یک کار خاص به منابع لازم نیاز دارید ولی قادر به دسترسی به آن‌ها نیستید، ممکن است کار را به تعویق بیندازید تا زمانی که منابع مورد نیاز را تأمین کنید. در نهایت، مهم است بدانید که هرچه بیشتر کارها را به تعویق بیندازید، استرس بیشتری را تجربه می‌کنید و به دنبال آن کاهش بهره‌وری دارید.
بنابراین، بهتر است با شناسایی دلایل به تعویق انداختن کارها و یادگیری راه‌حل مناسب برای مقابله با آن‌ها، این عادت را کمتر کنید.
علت به تعویق انداختن کارها
دلایل ناتمام ماندن کارها می‌تواند به عوامل مختلفی برگردد که در ادامه به تشریح برخی از این دلایل خواهیم پرداخت:
عدم برنامه‌ریزی مناسب: یکی از دلایل اصلی ناتمام ماندن کارها، عدم برنامه‌ریزی مناسب است. وقتی که فرد یا تیمی به یک پروژه یا وظیفه جدید مشغول می‌شود ولی در مورد شیوه وزمانبندی کارها برنامه‌ریزی دقیق و جامعی ندارد، احتمال ناتمام ماندن آن کار بسیار بالاست.
برنامه‌ریزی مناسب شامل تعیین اهداف، تعیین زمانبندی، تخصیص منابع و تعیین اولویت‌ها است. همچنین، عدم تعادل در تخصیص زمان و منابع نیز ممکن است باعث ناتمام ماندن کارها شود.
عوامل خارجی: عوامل خارجی نظیر تغییرات در الگوی زندگی، مشکلات خانوادگی، مسائل مالی، بحران‌ها و رویدادهای غیرمنتظره نیز می‌توانند باعث ناتمام ماندن کارها شوند. این عوامل ممکن است باعث از دست دادن تمرکز و انگیزه شخص یا تیم شوند و در نتیجه کارها به تعویق بیفتند یا به طور کامل متوقف شوند.
عدم تجربه و مهارت کافی: عدم تجربه و مهارت کافی نیز می‌تواند از دیگر دلایل ناتمام ماندن کارها باشد. وقتی که فرد یا تیم در انجام یک وظیفه خاص کافی تجربه ندارند یا به مشکلات فنی برخورد می‌کنند، احتمال ناتمام ماندن آن کار بسیار بالاست. در این صورت، برای پیشبرد کارها لازم است تجربه و مهارت لازم را در خصوص انجام درست کارها را کسب کنند یا از افراد دارای تجربه و مهارت بیشتر کمک بگیرند.
عدم تعامل و همکاری مناسب: عدم تعامل و همکاری مناسب درون یک تیم نیز می‌تواند از دلایل دیگر ناتمام ماندن کارها باشد. وقتی که اعضای یک تیم نتوانند به خوبی با یکدیگر هماهنگ شوند،و یا اطلاعات را به اشتراک بگذارند، احتمال ناتمام ماندن کارها بسیار بالاست.
عوامل روانشناختی: عوامل روانشناختی نظیر استرس، اضطراب، افسردگی و کمبود انگیزه نیز ممکن است باعث شود کارها به تاخیر بیفتند و یا به طور کامل متوقف شوند.
ناتوانی در مدیریت زمان: ناتوانی در مدیریت زمان نیز می‌تواند دلیل ناتمام ماندن کارها باشد. وقتی که فرد یا تیم نتوانند زمان را به خوبی برنامه‌ریزی کنند و مهارت مدیریت زمان را به خوبی به کار نبرند، احتمال ناتمام ماندن کارها بسیار بالاست.
عدم تعهد و انگیزه: عدم تعهد و انگیزه نیز ممکن است دلیل ناتمام ماندن کارها باشد. وقتی که فرد یا تیم به وظایف خود تعهد کافی نکنند یا انگیزه لازم را برای انجام کار به خوبی حفظ نکنند، احتمال ناتمام ماندن آن کار بسیار بالاست.
عوامل فنی: عوامل فنی نظیر خطاهای سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری، قطع شبکه، مشکلات فنی در تجهیزات و دستگاه‌ها نیز ممکن است باعث ناتمام ماندن کارها شوند. این عوامل ممکن است باعث از دست دادن زمان و انرژی شخص یا تیم شوند و در نتیجه کارها به تعویق بیفتند یا به طور کامل متوقف شوند.
به طور خلاصه، دلایل ناتمام ماندن کارها می‌تواند به عوامل مختلفی مثل عدم برنامه‌ریزی مناسب، عوامل خارجی، عدم تجربه و مهارت کافی، عدم تعامل و همکاری مناسب، عوامل روانشناختی، ناتوانی در مدیریت زمان، عدم تعهد و انگیزه، و عوامل فنی برگردد.
چگونه کارهای ناتمام را به پایان برسانیم؟
برای به پایان رساندن یک کار، می‌توانید از روش‌ها و مراحل زیر استفاده کنید:
تعیین هدف: ابتدا باید هدف خود را مشخص کنید. بدون داشتن هدف واضح، نمی‌توانید به پایان کار برسید. هدف باید قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و مشخص باشد.
برنامه‌ریزی: پس از تعیین هدف، باید یک برنامه‌ریزی مناسب انجام دهید. در این مرحله، شما باید فعالیت‌های مورد نیاز را شناسایی کنید و زمانبندی مناسب برای آن‌ها تعیین کنید.
تخصیص منابع: برای به پایان رساندن یک کار، نیاز به منابع مختلفی دارید. شما باید منابع مالی، انسانی و فنی لازم را تخصیص دهید تا بتوانید به هدف خود برسید.
اجرا: پس از برنامه‌ریزی و تخصیص منابع، باید به اجرای کار بپردازید. در این مرحله، شما باید فعالیت‌های مورد نیاز را انجام دهید و به ترتیب زمانبندی شده پیش بروید.
کنترل و نظارت: در طول اجرای کار، باید به کنترل و نظارت دقیق بپردازید. شما باید پیشرفت کار را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنید.
انجام مستندسازی: پس از به پایان رساندن کار، باید مستندات لازم را تهیه کنید. این شامل گزارش‌ها، فایل‌های مربوط به کار و سایر مستندات مورد نیاز است.
ارزیابی: در نهایت، بعد از به پایان رساندن کار، باید عملکرد خود را ارزیابی کنید. شما باید با استفاده از معیارهای مشخص، عملکرد خود را بررسی کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی را انجام دهید. با انجام مراحل فوق، می‌توانید به پایان کار برسید و هدف خود را دست یابید.
