با دوستان خود به اشتراک بگذارید
5 مزیت سیستم سازی کسب و کار
همانطور که می‌دانید سیستم سازی کسب و کار یعنی بهینه کردن افراد و اسناد و تجهیزات در یک محیط کاری. به این صورت که با کمترین انرژی در کسب و کار، تمام فعالیت‌ها به خوبی و بدون هیچ‌گونه اشتباهی انجام شوند. در سیستم‌سازی مزیت‌های بسیاری وجود دارد که نیاز به انرژی و صرف وقت زیادی خواهند داشت. از جمله این مزیت‌ها ما به 5 مورد زیر اشاره می‌کنیم:
داشتن زمان کافی در مدیریت
اولین مورد از مزایای سیستم سازی کسب و کار، این است که اکثر مدیران در طول روز به کارهایی می‌پردازند که این کار در وظیفه یک مدیر نیست. آنها بهتر است کارهایی که اغلب در طول روز انجام می‌دهند را ترک کنند و آن را به یکی از کارمندان خود که مناسب این کار است واگذار نمایند. اما به دلیل بی‌توجهی به سیستم سازی این کار را انجام نمی‌دهند.
اگر مدیران قبل از اینکه کارهای مهم را واگذار کنند یک دستورالعملی را تنظیم نموده و تکنیک‌هایی را برای سنجش کار واگذار شده، در آن تعریف کنند، دیگر نگرانی در رابطه با واگذاری آن کار به شخص دیگر نخواهند داشت. سیستم‌سازی این امکان را فراهم میکند تا مدیر بتواند به راحتی فکر کنند و بهترین تصمیمات را بگیرد.
در صورتی که در سیستم سازی کسب و کار فرآیندها به طور صحیح طراحی نشوند، آنگاه مدیر باید در تمام جزئیات کار کارکنان خود دخالت کنند؛ تا متوجه شود آیا کارها به درستی و با دقت کافی انجام می‌شود یا خیر. اگر مدیر هر چند دقیقه یکبار بخواهد کار کارکنان خود را بررسی کنید دیگر قادر نخواهد بود برای کارهای بزرگتر تصمیم‌گیری کند. برای این کار باید درگیر کارهای کوچک مدیریتی نشود تا بتواند فرصت کافی برای دیگر پروژه‌ها بدست آورد.
بهبود بخشیدن به ارتباطات و عملکرد
مزیت دیگر سیستم سازی کسب و کار بهبود ارتباطات است. همانطور که می‌دانید یکی از بزرگترین مشکلات در دنیای امروز برای کسب سود در یک تجارت نحوه صحیح برقراری ارتباطات است. در صورتی که یه رویه مستند وجود نداشته باشد، ارتباطات داخلی و خارجی به یک مسئله بسیار مهم تبدیل خواهند شد. وجود رویه مشخص بحث کمتری در مورد نحوه کار ایجاد میکند و همینطور این رویه‌ها برای کارکنان جدید اگر آموزش داده شوند، می‌تواند به کاهش استرس آنها منجر شود.
به عنوان مثال در زمان استخدام پیروی از مراحل استخدام این امکان را فراهم میکند تا افراد مناسب با شغل استخدام شوند و دیگر نیازی به کمک اضافی نداشته باشند. آموزش‌هایی که در موقع استخدام داده می‌شود نیز باعث می‌شود بازده بهتری از کار دریافت کنند. از این رو سیستم‌سازی این امکان را فراهم میکند تا مشاغلی که فاقد رویه هستند بتوانند با ثبت بهترین روش برای فعالیت‌های خود کارایی بیشتری کسب کنند و عملکرد خود را در کسب و کار بهبود ببخشند.
افزایش کارایی در سیستم سازی کسب و کار
پیدا کردن راه‌هایی برای سنجش میزان پیشرفت افراد، مزیت دیگری از سیستم‌سازی به شمار می‌رود. سیستم کسب و کار یک فرآیند مستمر است و باید همیشه آن را رصد کرد تا این اطمینان حاصل شود تمام مراحل کار به درستی انجام می‌شوند یا خیر. اگر در یک سیستم مدیران بتوانند تلاش‌های فروش خود و یا فرآیند تولید محصولات جدید را بهینه‌سازی کنند، آنگاه بهتر می‌توانند از سلامت سیستم خود آگاه شوند.
اگر سیستمی سازمان یافته باشد و مستندات روشنی درباره آن فعالیت بتوان ارائه کرد، به راحتی این موارد و مابقی مواردی که باعث نگرانی شده‌اند را می‌توان بررسی نمود. سپس داده‌های واقعی درباره چگونگی انجام آن را پیدا کرده و از آن نهایت استفاده را برد. ثبت مستندات در سیستم سازی کسب و کار این امکان را فراهم میکند تا از اقدامات غیرضروری جلوگیری شود.
زمانی که سیستم ثبت می‌شود این فرصت برای بهبود عملکرد ایجاد خواهد شد و باعث می‌شود تا هزینه‌ها کاهش پیدا کنند. همچنین وقت آزاد بیشتری نیز برای رشد کسب و کارها مهیا خواهد گردید. نهایتا این فرایند منجر می‌شود کار با اشتباهات کمتری انجام شود. بدست آوردن وقت کافی برای ثبت رویه‌های جدید و مستند‌سازی درباره رویه موجود، این فرصت را برای کارآمد ساختن کارهای عادی و افزایش تمرکز بیشتر برای رشد کسب و کارها و تجارت فراهم خواهد کرد.
مشخص کردن اهداف
مزیت دیگری که می‌توانیم برای سیستم سازی کسب و کار بیان کنیم، مشخص کردن اهداف در سازمان است. هر سیستم باید هدفی داشته باشد و راه‌های رسیدن به آن هدف بسیار حائز اهمیت است. مدیران باید در کسب و کار خود اهداف و برنامه‌های تجاری خود را اولویت‌بندی کنند تا بتوانند در سازمان خود آنها را پیاده‌سازی کنند. این موضوع مربوط به تمام فرآیند در تجارت است.
هر فرآیند نیازمند یک هدف مشخص است، حتی برای مشخص کردن سیستم کسب و کار باید هدف و برنامه مشخص داشت. اینطور تصور کنید که تجارت شما به مرحله تکامل رسیده و حال قصد فروش کسب و کار خود را دارید. در این شرایط کسب و کار شما به چه صورت است؟ در یک کاغذ تمام ویژگی‌های ایده‌آل آن را بنویسید چیزی که نوشته می‌شود، تصویری از تجارت شما خواهد بود.
سیستم سازی کسب و کار این است که شما برای اهداف خود مسیری را انتخاب کنید. به این معنی که برای رسیدن به آن چه اقداماتی باید انجام دهید؟ باید سعی شود خط قرمزها تعیین گردد، کارهایی که مانع رسیدن به هدف می‌شود مشخص شوند و از انجام آن اجتناب گردد.
کاهش خطا
در نهایت نیز باید به کم کردن خطاها در سیستم سازی کسب و کار اشاره کنیم، که بسیار پر هزینه است. همیشه خطا در کسب و کار ارتباط مستقیمی با هزینه دارد هر اندازه که خطا زیاد باشد قطعا هزینه نیز بیشتر می‌شود، به این دلیل که اکثر کسب و کارها هزینه مادی و زمانی زیادی صرف می‌کنند تا بتوانند این موارد را جبران نمایند. همچنین این خطاها امکان دارد اعتبار کسب و کار را نیز در برابر مشتری خدشه‌دار کند.
از این رو کم کردن بروز این خطاها و همینطور کم کردن عواقب این خطاها مهمترین مزیت سیستم سازی کسب و کار به شمار می‌رود. هر اندازه که مقیاس کسب و کار بزرگتر و گسترده‌تر باشد خطاهایی که در آن رخ می‌دهد نیز، امکان دارد خطرناک‌تر و همچنین مخرب‌تر باشد. به همین خاطر همیشه پیشنهاد می‌شود در یک تجارت یا کسب و کار برای پیشرفت آن سیستم‌سازی اجرا گردد تا بتوان یک کسب و کار سیستمی مطلوب و مناسب داشت.
